وبلاگ

اشتباهات رايج در مديريت پروژه و چگونگي اجتناب از آن‌ها

تاریخ ایجاد در یکشنبه, 10 دی 1396 12:31
نوشته شده توسط واحد پشتیبانی و نظارت کانکتا
اشتباهات رايج در مديريت پروژه و چگونگي اجتناب از آن‌ها

اشتباهات رايج در مديريت پروژه و چگونگي اجتناب از آن‌ها

پروژه‌هاي بسيار متعدد و مديريت‌هاي نادرست بسيار زياد. 

اين تفسير بسياري از عوامل اجرايي در حوزه فناوري اطلاعات  است!

 در حقيقت پروژه هاي فناوري اطلاعات، حتي با استفاده از نرم‌افزار مديريت پروژه ، غالبا طولاني تر از برنامه ريزي انجام شده به اتمام مي‌رسند و بيشتر از بودجه هزينه بر مي‌دارند .

مسائلي كه مي‌تواند روي پروژه‌ها تاثير بگذارد  و آن‌ها را به خطر بياندازد، تقريبا در اكثر مواقع مشابه هستند. 

در اين مقاله به اشتباهاتي مي‌پردازيم كه طبق گفته افراد حرفه‌اي در مديريت پروژه، اشتباهات بسيار رايجي هستند كه مدير پروژه‌ها مرتكب آن‌ها مي‌شوند، همچنين توصيه‌هايي براي اجتناب از اين اشتباهات آورده شده است.

اشتباه شماره 1 : ملاقات نكردن با تمام اعضاي تيم و مشخص نكردن اهداف از پيش تعيين شده

آقاي شامي آهوجا، مدير رويكرد توليد چابك درشركت مشاوره تكنولوژي نيسام (Nisum ) مي‌گويد :" اين مطلب كه همه اعضاي تيم از ابتداي امر وظايف، مسئوليت‌ها وكارهاي قابل تحويل خود را بدانند بسيار اهميت دارد. به همين دليل ايده خوبي است كه يك جلسه آغاز عمليات پروژه با تمام ذينفعان برگزار شود." 

 جلسه آغاز عمليات پروژه به تعيين و تنظيم توقعات كمك مي كند، ونهايتا باعث مي شود تيم اتكاي بيشتري به خود داشته باشد و سازماندهي بيشتري پيدا كند. همچنين به تدريج درجه بالاتري از مسئوليت پذيري و تحت كنترل قرار دادن امور پروژه را فراهم مي سازد ." 

اشتباه شماره 2 : تقسيم نكردن پروژه‌ها به بخش‌هاي كوچك‌تر

آقاي سيد سويل، صاحب شركت مستندسازي تصويري و توليد فضاي ذخيره سازي دادهDOCUdavit  معتقد است : " تقسيم كردن يك پروژه بزرگ به بخش‌هاي كوچك‌تر و قابل كنترل باعث مي‌شود كه اعضاي تيم احساس راحتي و اعتماد به نفس بيشتري نسبت به اين مسئله پيدا كنند كه مي‌توانند با موفقيت از عهده پروژه‌اي برآيند كه به نظر غير ممكن برسد و هر وظيفه‌اي را به انجام برسانند."

براي جلوگيري از اين‌كه اعضاي تيمتان احساس تحت فشار بودن داشته باشند، زمان بگذاريد تا همه ابعاد پروژه را درك كنيد. سپس  پروژه را به بخش‌هاي كوچك تقسيم كنيد و در صورت امكان همان بخش‌هاي كوچك را به بخش‌هاي كوچك‌تر تقسيم كنيد. در آخر هر وظيفه را به افرادي از اعضاي تيم بسپاريد كه بهترين گزينه براي انجام آن باشند. 

اشتباه شماره 3 : اولويت بندي نكردن پروژه و يا وظائف

كورتني تامپسون، مدير فناوري اطلاعات در مركز ارائه خدمات ديتاي Green House Data ، بيان مي كند:" بسياري از شركت‌هاي فناوري اطلاعات پروژه‌هاي متعدد و هم زمان دارند كه هم براي مشتريان داخلي و هم خارجي در جريان است و در بسياري از مواقع، مشاهده مي‌كنيم كه پرسنل به شدت مشغول كار بر روي پروژه‌اي با اولويت كمتر هستند و در اين بين به تدريج اهميت پروژه با اولويت بالاتر از قلم مي افتد." 

به همين دليل، اين امر براي مدير پروژه و شغل او، بسيار اهميت دارد كه اعضاي تيم خود را نسبت به وظايفي كه بايد در اولويت قرار دهند و مواقعي كه اولويت‌ها تغيير مي كنند، آگاه سازد .

اشتباه شماره 4 : فراموش كردن اين نكته كه مديريت پروژه، مديريت افراد نيز مي‌باشد.

عرفان كاپاسي، رياست بخش مديريت، ارائه راه حل هاي استراتژيك و خدمات در شركت فناوري اطلاعات Computer Task Group، مي‌گويد :" بسياري از مدير پروژه‌ها درگير تمركز روي دامنه، كيفيت، هزينه و زمانبندي مربوط با پروژه خود مي شوند؛ اين امر باعث مي‌شود افرادي را كه كار را انجام مي دهند، فراموش كنند. اگر موفق به مديريت صحيح اعضاي تيم نشويم يا نتوانيم آن ها را مديريت ذره بيني كنيم،  در نهايت اين امر موجب تاخير و لطمه به كيفيت پروژه مي شود و به اتلاف هزينه مي‌انجامد ."

براي جلوگيري از اين مشكل آقاي كاپاسي توصيه مي‌كند :" اطمينان حاصل كنيد كه هر فرد به خوبي متوجه شود كه نقشش چرا و چگونه در موفقيت پروژه اهميت دارد و برنامه زمانبندي شده‌اي براي چك كردن‌هاي دوره‌اي مشخص كنيد. اين امر شامل اسپانسرها، اعضاي تيم، عوامل اجرايي، تامين كنندگان و ساير ذينفعان مي‌باشد. بدين طريق مي توانيد مطمئن باشيد كه همه اعضاي تيم تصور يكساني نسبت به پروژه دارند."

اشتباه شماره 5 : نداشتن ارتباط منظم با اعضاي تيم  

باب دِرييّنويل، رئيس شركت توليد اپليكيشن ردياب زمان به نام تايم شيت موبايل مي گويد:" در حالي كه هيچ كس اهميت برقراري ارتباط مستمر براي موفقيت در مديريت پروژه را انكار نمي‌كند، اما زماني كه پروژه در دست انجام است ، به راحتي ممكن است براي ملاقات با اعضاي تيم يا اطلاع رساني آخرين به روز رساني‌هاي پروژه به ذينفعان اصلي، زمان از دست برود."

 سازماندهي زير ساخت درست براي برگزاري جلسات منظم، با كساني كه در اين جلسات شركت خواهند كرد و ساير افرادي كه لازم است مشاركت داشته باشند، به نگهداري امور در مسير درست كمك مي كند. همچنين آقاي دِرييَنويل بر اهميت داشتن تعداد افراد كافي براي مشاركت تاكيد مي كند زيرا از آنجا كه احتمال اين احساس براي افراد پروژه وجود دارد كه در هر مرحله‌اي از كار بايد اظهار نظر كنند، در نتيجه ازدياد در تعداد افراد مي‌تواند سرعت امور را كاهش دهد."

اشتباه شماره6 : استفاده نكردن از يك ابزار مديريت پروژه

آقاي كين گراهام، بنيان گذار و مديرعامل شركت بهينه سازي تبليغات MonetizeMore مي‌گويد :" بسياري از ابزار هاي مديريت پروژه، همچون آسانا ( asana ) و ترلو (trello ) ارائه‌هاي بصري فوق العاده‌اي از وضعيت يك پروژه مي دهند."

 براي كمك به حفظ پروژه در مسير درست، استفاده از اين ابزارها بسيار اهميت دارد تا بدانيم پروژه در چه مرحله‌اي قرار دارد و یا مطمئن شويم كه سرعت پروژه به گونه‌اي است كه در موعد مقرر تكميل شود. 

سوليا گيليارد، مشاور و مدير پروژه حرفه‌اي و معتبر مي‌گويد:" مستند سازي پروژه بايد به صورت هفتگي به روز رساني شود. اگر مسئله مهمي پيش بيايد ( براي مثال تغييري در وظيفه ، يا دامنه يا موعد تحويل ) ‌مدير پروژه بايد مدارك و مستندات را ظرف 24 ساعت به روز رساني كند. اين امر براي همه افراد پروژه اطلاعات دقيقي راجع به پروژه فراهم خواهد كرد."

اشتباه شماره7 : عدم موفقيت در سازگار كردن تیم انجام پروژه با سیاست‌های سازمان در هنگام بروز مشكل 

آقاي براندن اوانس، مشاور تكنولوژي و ارتباطات در شركت توليد نرم افزار changepoint مي‌گويد:‌" همانطور كه هر مدير پروژه‌اي آگاه است بعضي اوقات علي‌رغم همه تلاش‌ها، مسائل به خوبي پيش نمي‌روند يا پروژه شكست مي‌خورد . و گاهي ترس از شكست باعث مي‌شود كه مدير پروژه اقداماتي بي فايده در تلاش براي حفظ يك پروژه ويران شده انجام دهد. به همين دليل لازم است وسيله‌اي براي گزارش دهي شفاف و صادقانه ايجاد شود. وسيله‌اي كه براي ذينفعان اجرايي اطلاعاتي فراهم كند تا امكان تصميم گيري خوب و به موقع را عملي سازد. بدين طريق اگر پروژه‌اي از لحاظ استراتژيكي مهم باشد، ( و بعضي اوقات به خوبي پيش نرود )، كسب و كار مي‌تواند تغيير مسير دهد و به پروژه كمك كند تا با تنظيم بودجه، منابع ويا برآورده كردن توقعات به موفقيت برسد." 

 

این پست را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بذارید
نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید